Daten- und Geheimnisschutz im Homeoffice

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Erstellen und implementieren Sie ein Homeoffice-Schutzkonzept

Das Thema Homeoffice hat für die Arbeitswelt enorm an Bedeutung gewonnen. Während Unternehmen in Deutschland seit dem 27.01.2021 wegen der Corona-Arbeitsschutzverordnung einer Homeofficepflicht unterliegen, sieht das österreichische Homeoffice-Maßnahmenpakt sieht weder ein Recht auf Homeoffice noch eine Pflicht dazu vor.

Doch wie steht es um den Daten- und Geheimnisschutz im Homeoffice?

Im Unternehmen sind Daten und Geschäftsgeheimnisse (etwa Kunden- oder Mitarbeiterdaten, Ideen oder Strategien) oft durch Zugangsbeschränkungen, eine gesicherte IT oder überprüfbare Verhaltensregeln geschützt. Im Homeoffice besteht jedoch ein höheres Risiko einer meldepflichtigen Datenschutzverletzung oder eines strafbaren Datenschutzverstoßes. Es besteht auch eine größere Gefahr, dass Geheimnisse von Partnern an Dritte gelangen und ein Unternehmen für den Schaden zu haften hat oder eigene Geschäftsgeheimnisse nach außen gelangen, wodurch ein Wettbewerbsvorteil verloren geht und dem Unternehmen ein wirtschaftlicher Schaden entsteht.

So etwa können Telefonate leichter von Dritten mitgehört werden, vertrauliche Dokumente offen einsehbar herumliegen oder nicht rechtskonform entsorgt werden, dass die IT-Umgebung anfälliger für Cyberangriffe ist oder Daten auf Datenträgern zwischen dem Homeoffice und dem Büro hin- und hertransportiert werden.

Wie aber können sich Unternehmen auf den Umgang mit sensiblen Daten und Geschäftsgeheimnissen im Homeoffice vorbereiten, um Strafen und Haftungsgefahren zu vermeiden?

Unternehmen sind gut beraten, besondere Schutzmaßnahmen für die Arbeit im Homeoffice vorsehen und implementieren, um diese Risiken im Homeoffice zu minimieren.

Welche Schutzmaßnahmen kommen in Betracht?

Zum Schutz sensibler Daten und Geschäftsgeheimnisse im Homeoffice kommen Schutzmaßnahmen insbesondere auf folgenden Ebenen in Betracht:

  • Schutzmaßnahmen auf technischer Ebene
    Beispiele:
    – Remotewartung und ständige Aktualisierung der IT-Systeme
    – automatische Verschlüsselung von Datenträgern
    – technische Beschränkungen des Zugriffs auf die Druckbarkeit von Dokumenten oder die Nutzung externer Datenträger
    – Vorgabe eines starken Passwortschutzes, gegebenenfalls Zwei-Faktor-Authentifizierung
  • Schutzmaßnahmen auf rechtlicher Ebene
    Beispiele:
    – arbeitsvertragliche Regelungen oder allenfalls Betriebsvereinbarung, die zu erhöhter Sorgfalt bei der Arbeit aus dem Homeoffice verpflichten
    – Festlegung konkreter Pflichten zur Verwahrung und Entsorgung vertraulicher Papierdokumente
    – Vertragliche Pflichten-Weitergabe an Dritte
    – Abschluss von Datenschutzvereinbarungen mit Dienstleistern
  • Schutzmaßnahmen auf organisatorischer Ebene
    Beispiele:
    – konkrete Arbeitsanweisungen zum Verhalten im Homeoffice, beinhaltend Clean Desk Policy, Sperren des Computers bei Verlassen des Homeoffice-Platzes, Aufbewahrung und Entsorgung von Dokumenten, Schutzmaßnahmen bei Telefonaten und Videokonferenzen, Zugriffs- und Berechtigungskonzept.

Achtung: eine allgemein gültige Lösung gibt es nicht. Um einen angemessenen Schutz zu erlangen, sind die Schutzmaßnahmen auf die konkret im Homeoffice verwendeten Daten und Geschäftsgeheimnisse und die Risikolage individuell abzustimmen. Nur auf diese Weise können Strafen und Haftungsgefahren minimiert werden.

Wie vorgehen?

Die Ausarbeitung und Implementierung eines individuellen Homeoffice-Schutzkonzepts ist empfehlenswert.

Schritte:

  • Bestandsaufnahme und Kategorisierung
  • Erfassung der sensiblen Daten und Geschäftsgeheimnisse, Kategorisierung nach Wichtigkeit und bestehender Risikolage
  • Erstellung und Implementierung eines Schutzkonzepts
  • Check-up
  • Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung des Schutzkonzepts (etwa halbjährlich)

Der Anteil der Arbeit im Homeoffice wird auch nach dem Ende der Pandemie hoch bleiben. Die Erstellung und Implementierung eines Homeoffice-Schutzkonzepts zur Risikominimierung ist daher in jedem Fall zu empfehlen. Durch regelmäßige Schulungen, Informationsschreiben und individuelle Hinweise sollten Unternehmen aber auch das nötige Bewusstsein bei den Mitarbeitern für erhöhte Sicherheitsmaßnahmen beim Daten- und Geheimnisschutz im Homeoffice schaffen – vor allem deshalb, weil die Homeoffice-Arbeit nicht in der kontrollierten Unternehmenssphäre stattfindet, ist ein solches Bewusstsein wichtig.

Sie benötigen dafür Unterstützung? Zögern Sie nicht, vereinbaren Sie mit mir einen Termin und lassen Sie uns darüber sprechen.

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Dr. Albin Walchshofer

Unternehmensberater, Risikomanager, Risikomanagement